Mónica Iglesias Sanzo, PMP e IPMA D
Formación y consultoría en Sistemas de Gestión Empresarial y Dirección de Proyectos
Lean Project Management con Yon Valverde Amunarriz en el PMI Castilla y León Branch
El enfoque que posee Yon sobre el Lean y que puso en común con nosotros en esta magnífica ponencia es: el Lean es en un 50% el modelo del Sistema de Producción de Toyota y en otro 50% humanismo, es decir logro mediante las personas.
El Lean nace en Japón después de la segunda guerra mundial y uno de sus precursores más importante es el ingeniero que contrata Toyota llamado Taiichi Ohno, que es a su vez el escritor del libro “Lean Thinking”, un gran manual para conocer a fondo el Lean. Otro libro que nos recomendó Yon , para adentrarnos en el mundo Lean es “The machine that changed the world”.
El modelo de Toyota se copia y se quiere utilizar en otros sectores. Así nacen:
- Lean Construction
- Lean Health
- Lean Office
- Lean Management
- Lean Distribution (suplay chain)
- Lean Start-up
- Lean Project Management
Lean Thinking
El objetivo del Lean Thinking es definir una nueva forma de pensar la manera de organizar las actividades humanas para generar más beneficios a la sociedad y aumentar el valor de los individuos a través de la eliminación de desperdicios, entendiendo por desperdicio todo aquella acción, efecto o documentación que no aporta valor al producto o al proyecto y que por lo tanto no es valorado por el cliente.
Algunos de sus principios básicos más interesantes son: potenciar la presencia en el terreno (gemba) de aquellas personas que toman decisiones, generar valor desde la perspectiva del cliente y aplicar la mejora continua (Kaizen).
ADN del Lean
El cuerpo del Lean, según nos expuso Yon se basa en las siguientes ideas:
- Procesos vs resultados
- Sistemas globales con interdependencia
- No juzgar, no culpar, no criticar
- Ciclo PDCA
- Cliente y/o proveedor internos deben ser protegidos
- Calidad antes de todo
- Valorizar con orientación al mercado
- Organización cadena arriba
- Hablar con datos
- Controlar la variabilidad es decir que sea capaz de repetir lo que hago
- 5S para que el puesto de trabajo esté además de limpio y ordenado, disponible para el buen hacer del trabajador
- Eliminar los desperdicios. Una forma de facilitar la eliminación de desperdicios es monetizarlos. Monetizar los problemas implica que se tomen en consideración para poder disminuirlos o eliminarlos.
- Gestión de forma visual mediante trabajo con colores, formas, etiquetas, etc. (kanban)
- Potenciar el terreno (gemba)
Aproximación entre Lean y Proyectos
De todas las bonanzas del Lean que comentó Yon en su ponencia, las que se pueden aplicar en la Dirección de Proyectos podrían ser:
- Hacer las cosas bien a la primera: sino sería un retrabajo y un retrabajo es entendido por el Lean como un desperdicio (hay muchos más tipos de desperdicios)
- Utilizar la filosofía Just In Time, es decir eliminar el almacenamiento (otro desperdicio).
- Eliminar desperdicios: almacenamiento en exceso, transporte innecesario, sobreproducción (riesgos en el almacenamiento o por obsolescencia), retrabajo, sobreproceso (que procesos no generan valor y puedo entonces eliminar o disminuir su ocurrencia), movimientos innecesarios (incluso de las personas en las oficinas), esperas y la no utilización del talento.
- Aumentar las operaciones que generan valor. Se entiende por valor añadido toda operación realizada que genera valor para el cliente, es decir por la que estaría dispuesta a pagarnos.
Influencia de Lean en los distintos marcos de Dirección de Proyectos
A continuación Yon llevó a cabo, con mucho acierto, una comparación entre el Lean y distintos aspectos de varios formas de dirigir proyectos como puede ser el Agile, Scrum o Lean Start-up.
El lado humanista del Lean
Para finalizar, Yon nos habló del lado más humano del Lean, insistiendo en que para tener éxito en la dirección de un proyecto, es necesario dominar las técnicas de gestión de personas, las habilidades interpersonales que describe el PMBOK o las competencias de comportamiento como las denomina el modelo IPMA de Dirección de Proyectos.
Así los principios que se exponen a continuación son para Yon, y para muchas de las personas que asistimos a la ponencia como se pudo ver en el debate a la finalización de la exposición, ideas básicas en la gestión de las personas de los proyectos:
- Respeto a los demás
- Buscar el desarrollo personal y profesional propio y de tus colaboradores
- Ayudar de forma desinteresada (si aporta a la sociedad, la sociedad te responderá en sintonía)
- Mostar interés por todo lo que hacen los demás
- Ser honestos, transparentes, flexibles pero firmes al mismo tiempo, democráticos
- Retarse a uno mismo y al equipo
Para finalizar, Yon nos dejó dos máximas relacionadas con este lado humano del Lean, que pertenecen a distintos autores y que reproduzco a continuación porque me parecen una buena forma de terminar el artículo y de invitaros a que veáis el video del seminario completo.
- “Las personas son el lubricante del progreso”
- “…Cuando vas al Gemba tienes que hacer algo para mejorar el trabajo de las personas…”