El pasado 23 de mayo participamos en un interesante evento sobre el papel de la Project Management Office (PMO) y su entrega de valor en las empresas que gestionan proyectos. Esta vez, además, lo hicimos in-situ en las instalaciones de una de ellas, ASTI Mobile Robotics, un referente a nivel mundial en el sector de las soluciones de intralogística automatizada que se encuentra en la provincia de Burgos. Colaboraron en la organziación del evento, además de ASTI, la Fundación San Pablo CEU de Castilla y León.
Inicialmente, Nemesio Castellanos Laguna nos presentaba las conclusiones de un estudio realizado por un grupo de discusión creado específicamente dentro del capítulo de PMI Madrid sobre las oficinas de proyecto y su impacto en las organizaciones. Nos hacía ver cómo es fundamental que la gestión de proyectos ha de ir más allá del control de las variables tradicionales de alcance, tiempo y coste (además de calidad) y, en cambio, ha de ver cada uno de los proyectos gestionados, dentro de un contexto, como parte de un todo en la organización. La gestión de proyectos requiere de visión de negocio, estrategia y liderazgo para aportar ese valor añadido que las empresas demandan en la actualidad. La PMO debe ser única y centrarse en las tres P’s: Personas, Propósito y Pasión que requiere alinear a la organización para la consecución de sus objetivos.
Sin embargo, teniendo claro el beneficio que la PMO aporta a las empresas, cada una ha de tener claro el origen de la necesidad que justifica su creación. Se distinguen dos aproximaciones diferentes:
1.- Coaching PMO: Centrada más en la gestión de proyectos en sí y dejando a un lado el negocio, se centra en la organización de los proyectos, las herramientas, las metodologías y el entrenamiento de sus miembros.
2.- Negocio: Centrada más en identificar los problemas a resolver partiendo de una visión, una misión y unas metas y objetivos. En esta aproximación a las PMOs se les exige hablar y entender el lenguaje del negocio.
Cuando una empresa se plantea la necesidad de crear una oficina de proyectos ha de establecer una serie de fases en las que se trate de mostrar valor desde el principio en lugar de tratar de tratar llegar al escenario final inmediatamente ya que esta última estrategia seguramente lleve al fracaso. También se puede extender el rango de actuación de la PMO a todas las partes de la empresa más allá de la actividad principal (financiera, RRHH, …) ya que en todas ellas habrá proyectos y podremos aprovechar las sinergias de este tipo de organización.
Finalmente, y no por ello menos importante, tenemos que tratar de ser capaces de medir el impacto de la PMO y su influencia en variables como el performance de los proyectos, los diferentes servicios que proporciona o el performance del negocio.
En la segunda parte del evento, Manuel Romero Romero, director de la PMO en ASTI, nos contaba, desde su experiencia, el caso práctico de una oficina de proyecto desde su relativamente reciente creación (hace apenas un par de años) hasta la actualidad donde cumple con un papel primordial en esta empresa dedicada a la automatización de negocios de logística en base a proyectos que incluyen HW, SW y puesta en marcha en las instalaciones de sus clientes.
En ASTI, la PMO es fundamentalmente un agente del cambio, cuyo objetivo es la excelencia con una vocación primordialmente de servicio. El negocio trata de tecnología y la PMO trata de hacer más eficiente y eficaz ese negocio.
ASTI cuenta con una oficina de proyecto departamental con un enfoque operacional centrado en la parte táctica pero que también colabora en la preparación de la parte estratégica. En cuanto a metodologías, utilizan tanto waterfall como agile dependiendo de las necesidades del proyecto. Internamente están particularizando para sus necesidades metodologías de gestión de proyectos como PMP e investigando sobre algunos frameworks de escalado de metodologías ágiles. A su vez, están progresivamente adoptando herramientas que contribuyen a un mejor funcionamiento de la organización (reportes de negocio, repositorios, etc.)
