Lean Project Management con Yon Valverde en PMI Castilla y León Branch

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Mónica Iglesias Sanzo, PMP e IPMA D

Formación y consultoría en Sistemas de Gestión Empresarial y Dirección de Proyectos

http://moigsanzo.blogspot.com.es/

 

El pasado 3 de marzo, desde el PMI Castilla y León Branch organizamos una ponencia sobre Lean Project Management, en la que Yon Valverde, especialista Lean en Lean en Valverde Consultores, expuso las influencias que había tenido Lean en los distintos marcos de la Dirección de Proyectos.

El enfoque que posee Yon Valverde sobre el Lean y que puso en común con nosotros en esta magnífica ponencia es: el Lean es en un 50% el modelo del Sistema de Producción de Toyota y en otro 50% humanismo, es decir, logro mediante las personas.

El Lean nace en Japón después de la segunda guerra mundial y la persona más relevante es el ingeniero que contrata Toyota llamado Taiichi Ohno, que desarrolló durante décadas lo que hoy se llama el Sistema de Producción de Toyota. El primer libro occidental que describió el sistema de Toyota fue “The Machine That Changed the World”, escrito por Womack, Jones y Roos a finales de años 90. Luego le siguieron otros libros célebres como “Lean Thinking”, escrito nuevamente por Womack y Jones, y también “El Sistema de Producción Toyota – Más allá de la producción a gran escala” escrito por el mismo Taiichi Ohno.

El modelo de Toyota no sólo se copia, sino que trasciende a otros sectores y actividades, creando nuevos modelos tales como el:

  • Lean Construction
  • Lean Health
  • Lean Office
  • Lean Management
  • Lean Distribution  (suplay chain)
  • Lean Start-up
  • Lean Project Management

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Lean Thinking

El objetivo del Lean Thinking es definir una nueva forma de pensar la manera de organizar las actividades humanas para generar más beneficios a la sociedad y aumentar el valor de los individuos a través de la eliminación de desperdicios, entendiendo por desperdicio todo aquella acción, efecto o documentación que no aporta valor al producto o al proyecto y que por lo tanto no es valorado por el cliente.

Algunos de sus principios básicos más interesantes son: potenciar la presencia en el terreno (Gemba) de aquellas personas que toman decisiones, generar valor desde la perspectiva del cliente y aplicar la mejora continua (Kaizen).

El cuerpo del Lean se basa en las siguientes ideas:

  • Procesos vs resultados
  • Sistemas globales con interdependencia
  • No juzgar, no culpar, no criticar
  • Ciclo PDCA
  • Cliente y/o proveedor internos para proteger al cliente dentro de la organización
  • Calidad antes de todo
  • Orientación al mercado, para conocer los detalles lo que valoran y demandan los clientes.
  • Organización cadena arriba, procurando intervenir desde el diseño de los productos y servicios
  • Hablar con datos
  • Controlar la variabilidad es decir que sea capaz de repetir lo que hago
  • 5S para que el puesto de trabajo esté además de limpio y ordenado, disponible para que el trabajador se sienta bien (respeto hacia el ser humano)
  • Eliminar los desperdicios. Una forma de facilitar la eliminación de desperdicios es monetizarlos. Monetizar los problemas implica que se tomen en consideración los problemas (desperdicios) para poder disminuirlos o eliminarlos.
  • Gestión Visual, mediante trabajo con colores, formas, etiquetas, etc. (Kanban)
  • Potenciar el terreno (gemba)

  

Influencia de Lean en los distintos marcos de Dirección de Proyectos

De todas las bonanzas del Lean que comentó Yon Valverde en su ponencia, las que se pueden aplicar en la Dirección de Proyectos  podrían ser:

  • Hacer las cosas bien a la primera: sino sería un retrabajo y un retrabajo es entendido por el Lean como un desperdicio (hay muchos más tipos de desperdicios)
  • Utilizar la filosofía Just In Time, es decir eliminar el almacenamiento (otro desperdicio).
  • Eliminar desperdicios: trabajos innecesarios, sobreproducción (riesgos por obsolescencia), retrabajo, sobreproceso (que procesos no generan valor y puedo entonces eliminar o disminuir su ocurrencia), movimientos innecesarios (incluso de las personas en las oficinas), esperas y la no utilización del talento.
  • Aumentar el % de operaciones que generan valor. Se entiende por valor añadido en los proyectos, aquellos procesos que generan valor para el cliente, es decir por la que estaría dispuesta a pagarnos.

 

Puedes ver el resumen de las influencias de Lean en la Dirección de Proyectos en el sketchnote que Ana Aranda compartió en su blog.

 

 

El lado humanista del Lean

Podemos decir que Lean centra sus características diferenciadoras en aspectos sociales y manejo de poder, más que en meras cuestiones técnicas. Sin duda, en esta forma de organización podemos apreciar una mayor atención a la participación y a lograr la confianza de los trabajadores, si se desean alcanzar los objetivos de la empresa, aspectos coincidentes de la visión humanista.

Para finalizar, Yon nos habló del lado más humano del Lean, insistiendo en que para tener éxito en la dirección de un proyecto, es necesario dominar las técnicas de gestión de personas, las habilidades interpersonales que describe el PMBOK o las competencias de comportamiento como las denomina el modelo IPMA de Dirección de Proyectos.

La importancia que da Lean a las personas representa un vínculo común entre distintos marcos en Dirección de Proyectos, tanto ágiles como en cascada o no iterativos, así como entre distintas organizaciones.

Otros conceptos, como la participación del cliente durante todo el proyecto, el empoderamiento del equipo de proyecto, o el flujo de valor, han sido heredados del desarrollo de proyectos ágiles. Sin embargo, estos conceptos no son exclusivos del mundo Agile, sino que la gestión de personas está en el core de los proyectos.

Así los principios que se exponen a continuación son para Yon, y para muchas de las personas que asistimos a la ponencia como se pudo ver en el debate a la finalización de la exposición, ideas básicas en la gestión de las personas de los proyectos:

  • Respeto a los demás
  • Buscar el desarrollo personal y profesional propio y de tus colaboradores
  • Ayudar de forma desinteresada (si aporta a la sociedad, la sociedad te responderá en sintonía)
  • Mostar interés por todo lo que hacen los demás
  • Ser honestos, transparentes, flexibles pero firmes al mismo tiempo, democráticos
  • Retarse a uno mismo y al equipo

Para finalizar, Yon nos dejó dos máximas relacionadas con este lado humano del Lean, que pertenecen a distintos autores y que reproduzco a continuación porque me parecen una buena forma de terminar el artículo y de invitaros a que veáis el video del seminario completo.

 

- “Las PERSONAS son el lubricante del progreso”

- “…Cuando vas al Gemba tienes que hacer algo para mejorar el trabajo de las PERSONAS…”

 

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