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Rafa Pagán, Coordinador-Voluntario en Andalucía del PMI Madrid. MSc, PMP®, MCTS y Gerente de AME Consultores www.ameconsultores.es |
¡Cuántas veces habrás deseado tener tanta carga de trabajo que te permita, como Director de Proyectos, simultanear la gestión de varios!. Estoy seguro de que la confianza de tus clientes o de tu empresa te habrá permitido vivir esta situación en algún momento. Si te ha supuesto un estrés añadido a la carga de responsabilidad de cada proyecto, te doy unas sugerencias para gestionar bien tu tiempo en función de la prioridad o importancia relativa de cada uno de los proyectos en cartera.
Es imprescindible elaborar un criterio o baremo estándar para la asignación del orden de prioridad a cada uno de los proyectos que se desarrollen en la Organización, de tal forma que puedas apoyarte en dicho ranking a la hora de tomar decisiones sobre prioridades de ejecución y de asignación de recursos.
En relación con el establecimiento de prioridad entre los distintos proyectos que se puedan llevar a cabo en la Organización es importante reseñar el papel que puede jugar un grupo de revisión de proyectos establecido para tal fin, donde pueda discutirse sobre criterios de programación y clasificaciones de proyectos, proporcionándote una orientación valiosa.
Existen varios criterios que permiten priorizar los proyectos. Por ejemplo, en función del Impacto en la Organización, del Beneficio para la misma y del Éxito de cada uno de ellos. Lo habitual es que se priorice en función de la satisfacción de intereses comerciales y no se analice en profundidad uno de los factores determinantes para asignar el orden de prioridad, los recursos disponibles, tanto humanos como económicos.
Así, el ranking al que aludía anteriormente debe tener en cuenta.
- El volumen de inversión que la Organización se puede permitir.
- La relación coste –beneficio (cuantitativo o cualitativo).
- La alineación de cada proyecto con el Plan Estratégico de la empresa.
- La identificación de los recursos humanos disponibles.
- El análisis cualitativo de riesgos de cada proyecto y, en su caso, también el cuantitativo, siguiendo la metodología del PMI®.
Este ranking debe ser revisado y ajustado cada cierto tiempo para poder garantizar un nivel eficiente de ejecución y un mayor impacto de los proyectos elegidos.
Ten siempre presente que contar con la mayor información posible, garantiza establecer correctamente las prioridades y tomar las mejores decisiones.
Y, como Director de Proyectos que eres, deberás gestionar bien tanto los proyectos elegidos como el tiempo asignado a tus labores profesionales. No olvides que los días en el Planeta Tierra cuentan con 24 horas, que hay que dedicar algunas de ellas a dormir, a comer, a leer con detenimiento algún artículo del Boletín Mensual del Capítulo de Madrid del PMI, a sacar al parque a los niños y de paseo al perro...No nos engañemos, como ya todos sabemos, el reto de un Director de Proyectos no es simultanear varios de ellos, sino simultanear nuestra profesión con el resto de nuestra vida. ¡Eso sí requiere una buena gestión del tiempo y un fiel alineamiento con los fundamentos de la Dirección de Proyectos!.