Manuel de Acuña Rivero, PMP, ICCP
Miembro PMI – Voluntario Madrid Spain Chapter
Dentro del Sector de la Construcción el Project Manager es considerado como un representante del Cliente, contratado para gestionar el diseño y construcción, es decir, la promoción de una obra.
La construcción dentro del Sector Público tiene como finalidad la utilización eficiente de fondos para la realización de obras mediante la selección de la oferta económicamente más ventajosa (Art. 1 LCSP), entendiendo ésta como la que se ajusta a criterios de calidad, precio, plazo de ejecución, criterios medioambientales, etc (Art. 150 LCSP).
Una obra queda totalmente identificada con la definición de proyecto que aparece en el PMBOK. Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para conseguir un resultado o producto único. Los agentes que intervienen en una obra pública pueden igualmente relacionarse con los agentes habituales de un proyecto, estableciendo un paralelismo entre la Gestión de Proyectos y la Gestión de Obra Pública. Identificamos como Cliente a la Administración Pública y el Jefe de Obra, que gestiona la construcción de la obra en un plazo determinado y con un presupuesto y recursos limitados, es la figura de Gerente o Gestor del Proyecto.
Mediante este paralelismo que hemos definido, aseguramos que podemos aprovechar la Buenas Prácticas en Dirección de Proyectos para poder establecer mejoras en la Gestión de Obra Pública.
Analizando los procedimientos para la Contratación en el Sector Público, éstos comienzan con la Licitación de la Obra, selección del Contratista, firma del Contrato y finalmente la Ejecución de la Obra.
La Licitación se rige por la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP), el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (RGLCAP), Pliego de Cláusulas Administrativas Generales para la Contratación de Obras del Estado y el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP).
El licitador de un contrato de Obras, dispone de un Proyecto Constructivo de la Obra y un PCAP, donde se encuentran los requisitos y términos a cumplir en la presentación de una propuesta.
Generalmente en los PCAP se pide la presentación de 3 sobres:
- Documentación Administrativa
- Documentación Técnica
- Propuesta Económica
En el sobre de Documentación Técnica el futuro Contratista ha de incluir una descripción de la obra donde justifique el conocimiento de la misma y una explicación de cómo tiene previsto realizarla, qué medios comprometerá para su ejecución, que unidades de obra realizará bajo subcontratación y cuál será la procedencia de materiales, entre otros documentos.
Mediante la aplicación de Buenas Prácticas en Dirección de Proyectos se pueden establecer unas mejoras que incrementen la eficacia y la eficiencia en la Gestión de Contratos Público. En este sentido se proponen las siguientes mejoras:
Gestión de Interesados
Establecimiento de un Registro de Interesados completo desde etapas tempranas de la planificación de la obra.
El conocimiento de los Interesados permite conocer y gestionar adecuadamente sus expectativas
Gestión del Alcance
La utilización de la EDT como herramienta de gestión es muy poco conocida y poco utilizada dentro del sector de la construcción. Su utilización es muy útil para la comprensión del Alcance de la Obra, en la Comunicación del grado de avance, para la Planificación de Adquisiciones, etc.
Gestión del Tiempo
Para la estimación del plazo de ejecución de la obra, es necesario tener en cuenta los recursos que se van a utilizar en cada una de las actividades, la planificación de contratos de compras y la subcontratación, por lo que es conveniente su inclusión dentro de la planificación. Debe tenerse en cuenta qué recursos son necesarios en cada período de tiempo de la obra, planificando tanto las fechas de inicio de su actividad dentro de la obra, como la fecha prevista para el final de su trabajo, en la que se deben poner a disposición.
De esta forma el plazo de ejecución ofertado tendrá más credibilidad, al considerar estos factores dentro de la planificación del mismo
Gestión de Riesgos
Todos los proyectos, y las obras no son una excepción, están expuestos a incertidumbres que pueden ocasionar bien amenazas u oportunidades al proyecto. El conocimiento y tratamiento de los riesgos de manera explícita requieren la utilización de herramientas de Gestión de Riesgos que permitirán tenerlos identificados y estar preparados con un plan alternativo para poder actuar ante dichas oportunidades y/o amenazas.
La consideración de los Riesgos desde el momento de la Planificación, permite también la estimación de la duración de las actividades más críticas considerando la probabilidad de cumplimiento de las mismas. De esta manera se podría ofrecer un plazo de ejecución de la obra mucho más realista.
Todas estas consideraciones apuntadas, pueden ser añadidas a las prescripciones de los PCAP para mejorar la eficiencia del Contrato, introduciéndose mejoras desde el punto de vista de la Planificación.
REFERENCIAS INTERNACIONALES
En Estados Unidos podemos encontrar organismos que utilizan procedimientos de gestión de Proyecto alineados con el P.M.I.
Disponen de plantillas para la creación de la EDT, procedimientos de Gestión de Riesgos particularizados, y sistemas de Registro on-line de Lecciones Aprendidas.
Departamento de Transportes de Washington (WSDOT)
http://www.wsdot.wa.gov/Projects/ProjectMgmt/
Departamento de Transportes de Florida (FDOT)
http://www.dot.state.fl.us/projectmanagementoffice/PMHandbook/
Departamento de Transportes de California (CALTRANS)
http://www.dot.ca.gov/hq/projmgmt/guidance.htm
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